Accueil > Vie de l’ED > Appels d’offres de l’ED > Organiser une journée d’études (Mode d’emploi)

Organiser une journée d’études (Mode d’emploi)

Que faire quand on veut organiser une journée d’études avec un financement de l’ED ?

L’ED540 lance trois appels d’offres par an destinés à soutenir financièrement l’organisation des missions de recherche et journée d’études (travail en archives ou en bibliothèque, intervention à des colloques en France ou à l’étranger, etc.).

Sont éligibles les projets qui concernent des activités en rapport direct avec la formation doctorale et qui sont organisés par les doctorants eux-mêmes.

I - Préparer la demande de financement d’une journée d’études

Vous adressez une demande de financement par courriel à secretariat.ed540@,ens.psl.eu en respectant la date limite de chaque appel d’offre indiquée dans le calendrier de l’année en cours et dans l’appel d’offre suivant.

Le courriel doit être rédigé de la manière suivante :

Titre du courriel : ORGANISATION 2018 - 2 (1 ou 2, ou 3, selon l’appel d’offre) / [Nom du doctorant]

Pièces à joindre (sous forme d’un unique document pdf) :

1. Présentation du projet (2 pages), signée par la doctorante et la directrice

2. Le programme de la journée d’études (ou séminaire) organisée et la liste des participants (éventuellement, les titres des communications prévues)

3. Un budget prévisionnel précisant le montant total du projet et le montant de l’aide demandée à l’ED540

4. La Fiche de renseignement bancaire complétée (ci-jointe) et signée par le doctorant plus un RIB original (s’il s’agit de la première mission à l’ENS)

NOTA : le secrétariat n’envoie pas d’accusé de réception.

Le Conseil scientifique se réunit, examine les demandes et établit le montant à accorder pour les demandes retenues. Le secrétariat vous transmettra cet avis par mail.

Pour avoir un ordre de grandeur, les limites fixées lors du dernier appel pour l’organisation de journées d’études ont été de 700 euros par projet et de 1000 euros par an. Ces limites dépendant toutefois du budget disponible de l’ED, nous vous invitons à présenter vos demandes telles qu’elles sont.

Ces limites dépendant toutefois du budget disponible de I’ED, nous vous invitons à présenter vos demandes telles qu’elles sont.

 !! Les doctorants SACRe ne sont pas concernés par les aides financières de l’ED540 !!

En cas de désistement, d’empêchement ou de report de la journée d’études, merci de bien vouloir prévenir le secrétariat de d’ED 540 dans les meilleurs délais. Cela afin de faire bon usage du montant qui vous a été alloué. Un doctorant qui n’aurait pas signalé le désistement ou le report de l’organisation de sa journée d’études ne pourra prétendre à des aides ultérieures.

II - Avant la journée d’études ou séminaire

Deux semaines avant votre évènement, vous transmettez au secrétariat de l’ED le programme de la journée, en précisant vos besoins et ceux des intervenants que vous souhaiteriez prendre en charge dans la limite de l’aide qui vous a été attribuée (billets, pauses café, pause déjeuner etc...).

 CAS 1 : Si l’organisation est financée uniquement par l’ED540 :

 Achat du billet des invités (avion ou train)* :

Vous demandez à ens@travelplanet.fr, un devis pour les trajets souhaités, en joignant un scan du passeport du voyageur s’il s’agit d’un voyage hors UE. Lorsque le devis correspond à vos attentes, il faut simplement le faire suivre par mail à secretariat.ed540@ens.psl.eu

 Si le prix du billet est inférieur ou égal au montant de l’aide qui vous a été accordée, le secrétariat s’occupera de son achat et vous recevrez le billet généralement dans la journée.

 Si le prix est supérieur à cette aide, l’invité devra avancer les frais et transmettre le billet et la facture au secrétariat pour que celui-ci puisse établir l’ordre de mission et procéder au remboursement.

*S’il s’agit d’un voyage en voiture, il faudra fournir les justificatifs originaux de péage autoroute, la copie de la carte grise et de l’assurance auto.

CAS 2 - Si la mission est financée par votre laboratoire et partiellement par l’ED540 :

L’ordre de mission doit être établi par le gestionnaire de votre unité de recherche une semaine avant le départ.

Sur présentation de la copie du billet de voyage, l’ED540 fait un transfert interne du montant de votre aide vers votre unité de recherche qui se rajoute à la part de financement accordée par votre laboratoire. Celui-ci prend finalement en charge l’ensemble de la mission.

L’ENS a des marchés pour les déplacements de vos intervenants et pour la commande de pause-café / déjeuners. Vous devez faire appel à ces marchés, en passant par le secrétariat de l’ED540 (CAS 1) ou par la gestionnaire de votre laboratoire (CAS 2).

III - Après votre événement :

Vous fournissez tous les justificatifs des aides financières demandées, notamment

  • Billet et facture de paiement (métro, taxi, navette, etc…),
  • Carte d’embarquement, ou boarding pass
  • Facture d’hôtel,
  • Facture de restaurant
  • S’il s’agit d’un voyage en voiture, les justificatifs originaux de péage autoroute.

NOTA : Toute affiche ou publication en liaison avec le projet qui a fait l’objet d’une aide financière de l’ED doit faire apparaître le logo de l’ED 540 qui figure en en-tête de la page ci-jointe.

documents joints