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Partir en mission (Mode d’emploi)

Que faire quand on veut partir en mission avec un financement de l’ED ?

L’ED540 lance trois appels d’offres par an destinés à soutenir financièrement l’organisation des missions de recherche et journée d’études (travail en archives ou en bibliothèque, intervention à des colloques en France ou à l’étranger, etc.).

Sont éligibles les projets qui concernent des activités en rapport direct avec la formation doctorale et qui sont organisés par les doctorants eux-mêmes.

I- Préparer la demande de financement d’une mission.

Vous adressez une demande de financement par courriel à secretariat.ed540@,ens.psl.eu en respectant la date limite de chaque appel d’offre indiquée dans le calendrier de l’année en cours et dans l’appel d’offre suivant.

Le courriel doit être rédigé de la manière suivante :

Titre du courriel : MISSION2018 - 2 (1 ou 2, ou 3, selon l’appel d’offre) / [Nom du doctorant]

Pièces à joindre (sous forme d’un unique document pdf)

1. Lettre expliquant l’intérêt de la demande par rapport à vos recherches, signée par la doctorante et la directrice de thèse

2. Le cas échéant, l’invitation au colloque

3. Un budget prévisionnel précisant le montant total de la demande et le montant de l’aide demandée à l’ED540

4. La Fiche de renseignement bancaire complétée (ci-jointe) et signée par le doctorant + un RIB original (s’il s’agit de la première mission à l’ENS)

5. La copie du passeport, s’il s’agit d’un déplacement hors UE.


NOTA : le secrétariat n’envoie pas d’accusé de réception !

Le Conseil scientifique se réunit, examine les demandes et établit le montant à accorder pour les demandes retenues. Le secrétariat vous transmettra cet avis par mail.

Pour avoir un ordre de grandeur,les limites fixées l’an dernier ont été de 800 euros par an, de 700 euros pour une mission trans-continentale, de 300 euros pour une mission en Europe, et de 150 euros pour une mission en France.

Ces limites dépendant toutefois du budget disponible de I’ED, nous vous invitons à présenter vos demandes telles qu’elles sont.

  !! Les doctorants SACRe ne sont pas concernés par les aides financières de l’ED540 !!

 NOTA : II n’y a pas d’aide financière du collège doctoral de PSL pour des missions personnelles. Un certain nombre d’unités de recherche fournissent toutefois une aide financière à leurs doctorants. II est naturellement possible de combiner différentes sources de financement.

En cas de désistement, d’empêchement ou de report de mission/journée d’études, merci de bien vouloir prévenir le secrétariat de d’ED 540 dans les meilleurs délais. Cela afin de faire bon usage du montant qui vous a été alloué. Un doctorant qui n’aurait pas signalé le désistement ou le report de sa mission ou de l’organisation de sa journée d’études ne pourra prétendre à des aides ultérieures.

 II - Avant de partir : établir l’Ordre de Mission

Un ordre de mission permet de couvrir et de défrayer une personne pendant ses déplacements liés à une activité de l’ENS. Il doit être établit au moins 8 jours avant le départ par le secrétariat de l’ED selon les dates et les horaires correspondant aux trajets de départ et de retour.

 CAS 1 : Si la mission est financée uniquement par l’ED540 :

 Achat du billet (avion ou train)* :

Vous demandez à ens@travelplanet.fr, un devis pour les trajets souhaités, en joignant un scan du passeport du voyageur pour les destinations hors UE. Lorsque le devis correspond à vos attentes, il faut simplement le faire suivre par mail à secretariat.ed540@ens.psl.eu

 Si le prix du billet est inférieur ou égal au montant de l’aide qui vous a été accordée, le secrétariat s’occupera de son achat et vous recevrez le billet généralement dans la journée.

 Si le prix est supérieur à cette aide, vous devrez avancer les frais et transmettre le billet et la facture au secrétariat pour que celui-ci puisse établir l’ordre de mission et procéder à votre remboursement.

 *S’il s’agit d’un voyage en voiture, il faudra fournir les justificatifs originaux de péage autoroute, la copie de la carte grise et de l’assurance auto.

 Frais d’inscription au colloque :

 Si les frais d’inscription au colloque font partie du montant qui vous a été alloué, vous devez transmettre l’attestation d’inscription ou facture des payements avec la date et le prix, au secrétariat de l’ED540.

CAS 2 - Si la mission est financée par votre laboratoire et partiellement par l’ED540 :

L’ordre de mission doit être établi par le gestionnaire de votre unité de recherche une semaine avant le départ.

Sur présentation de la copie du billet de voyage, l’ED540 fait un transfert interne du montant de votre aide vers votre unité de recherche qui se rajoute à la part de financement accordée par votre laboratoire. Celui-ci prend finalement en charge l’ensemble de la mission.

III - Au retour de la mission :

 Si vous êtes dans le cas 1  : vous transmettez au secrétariat de l’ED540, les justificatifs suivants :

  - Billet et facture de paiement (métro, taxi, navette, etc…),

  - Carte d’embarquement ou boarding pass

 - Facture d’hôtel,

  - S’il s’agit d’un voyage en voiture, les justificatifs originaux de péage autoroute.

 Si vous êtes dans le cas 2 : vous présentez les mêmes justificatifs auprès de votre laboratoire afin de finaliser le remboursement de vos frais.

 

documents joints