Mission, mode d’emploi

Comment partir en mission avec un financement de l’ED ?

L’ED540 lance trois appels d’offres par an destinés à soutenir financièrement l’organisation des missions de recherche et journée d’études (travail en archives ou en bibliothèque, intervention à des colloques en France ou à l’étranger, etc.).

Sont éligibles les projets qui concernent des activités en rapport direct avec la formation doctorale et qui sont organisés par les doctorants eux-mêmes.

I- Préparer la demande de financement d’une mission

Vous répondez à l’appel d’offre correspondant à la période de mission, par courriel à secretariat.ed540@,ens.psl.eu

Le Conseil scientifique se réunit, examine les demandes et établit le montant à accorder pour les demandes retenues. Le secrétariat vous transmettra cet avis par mail.

Nota Bene : Il faut répondre à l’appel d’offre dans les délais de l’appel d’offre, même si vous n’avez pas encore reçu de confirmation de participation. Si vous ne pouvez finalement pas participer à votre mission,  envoyez un mail de désistement au secrétariat.

 II – Avant de partir : établir l’Ordre de Mission

Un ordre de mission permet de couvrir et de défrayer une personne pendant ses déplacements liés à une activité de l’ENS. Il doit être établi au moins 8 jours avant le départ par le secrétariat de l’ED selon les dates et les horaires correspondant aux trajets de départ et de retour.

 CAS 1 : La mission est financée uniquement par l’ED540 :

 Achat du billet (avion ou train)

Vous demandez à ens@travelplanet.fr, un devis pour les trajets souhaités, en joignant un scan du passeport du voyageur pour les destinations hors UE. Lorsque le devis correspond à vos attentes, il faut simplement le faire suivre par mail à secretariat.ed540@ens.psl.eu

Si le prix du billet est inférieur ou égal au montant de l’aide qui vous a été accordée, le secrétariat s’occupera de son achat et vous recevrez le billet généralement dans la journée.

Si le prix est supérieur à cette aide, vous devrez avancer les frais et transmettre le billet et la facture au secrétariat pour que celui-ci puisse établir l’ordre de mission et procéder à votre remboursement.

S’il s’agit d’un voyage en voiture, il faudra fournir les justificatifs originaux de péage autoroute, la copie de la carte grise et de l’assurance auto.

 Frais d’inscription au colloque

Si les frais d’inscription au colloque font partie du montant qui vous a été alloué, vous devez transmettre l’attestation d’inscription ou facture des payements avec la date et le prix, au secrétariat de l’ED540.

CAS 2 : la mission est financée par votre laboratoire et partiellement par l’ED540

L’ordre de mission doit être établi par le gestionnaire de votre unité de recherche une semaine avant le départ.

Sur présentation de la copie du billet de voyage, l’ED540 fait un transfert interne du montant de votre aide vers votre unité de recherche qui se rajoute à la part de financement accordée par votre laboratoire. Celui-ci prend finalement en charge l’ensemble de la mission.

CAS 3 : la mission est financée seulement par votre laboratoire, ou n’est pas financée

L’ordre de mission doit être établi par le gestionnaire de votre unité de recherche au moins une semaine avant le départ (pour les pays à risque, au moins 3 semaines).

III – Au retour de la mission

Cas 1  : vous transmettez au secrétariat de l’ED540, les justificatifs suivants :

– Billet et facture de paiement (métro, taxi, navette, etc…),

– Carte d’embarquement ou boarding pass

– Facture d’hôtel,

– S’il s’agit d’un voyage en voiture, les justificatifs originaux de péage autoroute.

Cas 2 : vous présentez les mêmes justificatifs auprès de votre laboratoire afin de finaliser le remboursement de vos frais.