Le Comité de Suivi Individuel (CSI)

Fonctions
1. Permettre une évaluation régulière des conditions de la formation et des avancées de la recherche d’un.e doctorant.e qui soit indépendante du directeur/de la directrice de thèse. Cette évaluation donne lieu à des recommandations générales, mais aussi à un avis transmis aux instances appropriées dans le cas d’une demande de prolongation de la thèse au-delà de trois ans.
2. Remédier aux éventuels problèmes entre un.e doctorant.e et son/sa directeur.trice.

Le CSI doit d’abord être vu comme une opportunité offerte de faire le point sur son travail et de discuter les travaux déjà réalisés, ainisi que les projets en cours. Il a aussi une fonction administrative : pour la réinscription en thèse au-delà de la 3e année, la direction de l’établissement autorisera ou n’autorisera pas cette réinscription suite à la proposition du directeur de l’école doctorale, après avis du comité de suivi et du directeur de thèse.

Composition
Le directeur de thèse et le doctorant déterminent ensemble la composition du CSI en se conformant aux règles ci-dessous.

Règles

  • La composition du CSI vaut normalement pour toute la durée de la thèse. Si, pour une raison exceptionnelle, le CSI doit être modifié, il faut en avertir le secrétariat de l’ED 540 par une lettre signée du directeur de thèse et du doctorant justifiant cette modification. Il revient au Conseil pédagogique de l’ED 540 de valider cette modification.
  • Le CSI est composé d’au moins deux et d’au plus trois personnes. Au moins une d’entre elles est titulaire d’une HDR ou d’un rang assimilé au rang professoral, et au moins une d’entre elles est extérieure à l’unité de recherche du doctorant et du directeur de thèse. Une personnalité titulaire d’une HDR ou d’un rang assimilé au rang professoral est explicitement désignée pour assurer la présidence du CSI. Selon l’arrêté du 25 mai 2016, art. 13, « les membres de ce comité ne participent pas à la direction du travail du doctorant » : la directrice/le directeur de thèse n’est pas membre du CSI ; il en est de même d’éventuels co-directeurs ou coencadrants. En revanche, les membres d’un CSI pourront être examinateurs et rapporteurs du jury de thèse, la phrase « les rapporteurs n’ont pas d’implication dans le travail du doctorant » (Arrêté du 25 mai 2016, art. 17) s’entendant au sens de publications co-signées.

Lors de la première inscription administrative du doctorant, une lettre signée du directeur et du doctorant informe le secrétariat de l’ED 540 de cette composition. Le Conseil pédagogique de l’ED 540 peut ne pas valider cette composition, si elle n’est pas conforme aux règles énoncées, ou si elle pose quelque problème que ce soit.

Périodicité des réunions et fonction du CSI pour la réinscription
La réunion du CSI est facultative lors de la première année de doctorat, mais obligatoire à partir de la deuxième année. Le CSI se réunit une fois par année académique au cours du 3e semestre (1er avril-1er juin) pour préparer la réinscription de l’année suivante. Le bilan de chacune des réunions du CSI fait partie du dossier de demande de réinscription pédagogique communiqué au secrétariat de l’ED 540.

Autrement dit :

  • inscription en 1re année  : le dossier de candidature est examiné par le Conseil pédagogique de l’ED 540 ; lors de l’inscription administrative, la composition du CSI est transmise au secrétariat de l’ED 540 sous forme d’une lettre pour que le Conseil pédagogique de l’ED 540 puisse la valider (ou ne pas la valider !).
  • Réinscription en 2e année : le CSI peut se réunir au cours du 3e semestre de la première année de doctorat, sans obligation.
  • Réinscription en 3e année et au-delà, dans la limite d’une réinscription en 6e année : un CSI est obligatoire, la réinscription nécessitant un avis argumenté du directeur de thèse et du CSI. Si les deux avis sont favorables, le directeur de l’ED 540, aidé de son Conseil pédagogique, propose une réinscription au directeur d’établissement ; si les deux avis sont réservés, le directeur de l’ED 540, aidé de son Conseil pédagogique, ne propose pas de réinscription au directeur d’établissement ; si un des deux avis est favorable et l’autre réservé, il reviendra au directeur de l’ED 540, aidé de son Conseil pédagogique, de choisir ce qu’il propose au chef d’établissement.

De surcroît, le CSI peut être réuni à la demande expressément motivé d’une des parties concernées (le doctorant, le directeur de thèse ou le directeur de l’ED 540), notamment sur une question relative aux conditions de la formation du doctorant ou à l’avancée de sa recherche.

Déroulement
Les réunions du CSI sont organisées par son président. L’ED 540 n’intervient pas dans cette organisation et ne prend pas en charge les éventuels frais liés aux réunions du CSI.

Il est préférable que le CSI se réunisse en personne, mais une réunion par visioconférence est également possible. S’il n’est absolument pas possible d’organiser une visioconférence (mission de terrain de longue durée à l’étranger par exemple), les membres du CSI se réunissent sans le doctorant après avoir pris connaissance du rapport écrit de ce
dernier. Le rapport écrit rédigé par le/la doctorant.e (3-10 pages) indique les résultats obtenus, les projets et les difficultés éventuellement rencontrées. Il est complété par la liste des formations suivies, des présentations et des publications scientifiques. Il est accompagné d’un avis du directeur/de la directrice de thèse, dans lequel il/elle se prononce de manière motivée sur la réinscription en thèse l’année suivante en donnant ou bien un avis favorable, ou bien un avis réservé.

NOTA : Le directeur/la directrice de thèse ne fait pas partie de la réunion, qui comprend seulement le doctorant et les membres du CSI.

Le calendrier suivant est recommandé
Février de l’année en cours : Le directeur de thèse rappelle aux membres du CSI qu’ils doivent se réunir.
• Le président du CSI fixe la date et le lieu de la réunion, qui doit se tenir entre le 1er avril et le 1er juin.
Deux semaines avant la date fixée, la doctorante transmet aux membres du CSI son rapport écrit ainsi que l’avis du directeur de thèse.
Lors de la réunion, le doctorant peut exposer oralement l’état d’avancement de ses travaux, mais l’essentiel du temps est consacré à une discussion du doctorant et des membres du CSI. Le doctorant peut demander à ce qu’une partie de l’entretien se déroule seulement avec les membres du CSI externes à l’unité.
À l’issue de la réunion, le président du CSI renseigne au nom de tous ses membres une lettre sur ce modèle, présentant le bilan de cette réunion, sans oublier de la faire signer par tous les membres du comité et d’en faire connaître la teneur au doctorant. Dans cette fiche, le CSI formule des recommandations générales et se prononce de manière motivée sur la réinscription en thèse l’année suivante en donnant ou bien un avis favorable, ou bien un avis réservé. Le président du CSI transmet cette fiche, accompagnée du rapport écrit préalable du doctorant et de l’avis du directeur de thèse, au secrétariat de l’ED 540, au moment de sa demande de réinscription.

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